Funkcjonowanie LGD „Partnerstwo Borów Niemodlińskich” w okresie wdrażania niniejszej strategii, podobnie jak stan realizacji LSR, poddane będzie systematycznemu monitoringowi i ewaluacji. Przysłuży się to ocenie podejmowanych działań, odpowiedniej adaptacji i ewentualnemu podjęciu działań zaradczych. Monitoring i ewaluacja mają kluczowe znaczenie dla włączania społeczności lokalnej w funkcjonowanie LGD, dzięki wykorzystaniu technik partycypacyjnych i warsztatowych jako źródeł zbierania danych.
Monitoring prowadzony będzie wewnętrznie, przez LGD, na bieżąco, a w przypadku niektórych elementów podlegających monitorowaniu raz na rok. Jego prowadzenie będzie miało na celu bieżące śledzenie postępów we wdrażaniu LSR i ocenę funkcjonowania LGD przez organy stowarzyszenia (zwł. Zarząd). Monitorowaniu podlegać będą: realizacja planu działania, realizacja LSR, funkcjonowanie biura i działania animacyjne, funkcjonowanie organów LGD, działania promocyjne. Opierać się będzie o następujące źródła danych: dane własne (gromadzone w ramach obowiązkowej sprawozdawczości realizowanej przez Stowarzyszenie, w tym dane pozyskane od beneficjentów dotyczące realizowanych operacji), badania własne (ankiety realizowane raz w roku, spotkania informacyjno-konsultacyjne), warsztaty partycypacyjne, monitoring operacyjny (bezpośrednie rozmowy z beneficjentami).
Plan ewaluacji zakłada realizację kilku typów działań w różnych momentach wdrażania strategii, w których realizacja LSR i funkcjonowanie LGD oceniane będą z uwzględnieniem różnych kryteriów ewaluacyjnych. W początkowym okresie wdrażania strategii zaplanowana jest ewaluacja ex-ante, dokonywana wewnętrznie. W jej ramach ocenie podlegać będzie LSR (przyjęte rozwiązania, procedury, zapisy) i funkcjonowanie LGD, w oparciu o dane zastane i wywiady eksperckie. Wewnętrznie dokonywana będzie też doroczna ewaluacja on-going, realizowana w pierwszym kwartale każdego roku wdrażania strategii, oceniająca rok poprzedzający. Analizie poddawane będą przede wszystkim dane pozyskane w monitoringu – dane zastane i dane ilościowe. Oceniane aspekty, analogiczne, jak w przypadku monitoringu, konfrontowane będą z odpowiednimi kryteriami ewaluacyjnymi, co służyć będzie pogłębieniu diagnozy sytuacji. W pierwszym kwartale 2019 roku przeprowadzona zostanie przez ekspertów zewnętrznych ewaluacja mid-term, służąca ocenie LSR (przyjętych rozwiązań, procedur, zapisów), identyfikacji zmian zachodzących na obszarze pod wpływem wdrażania LSR, diagnozie planowanych i nieplanowanych efektów realizacji operacji, ocenie stopnia realizacji planu działania, planu komunikacji, wsparcia świadczonego poprzez doradztwo. Te same elementy oceniane będą w ramach realizowanej w 2022 przez ekspertów zewnętrznych ewaluacji ex-ante (dodatkowo w jej ramach oceniana będzie komplementarność działań podejmowanych w toku wdrażania LSR). W przypadku ewaluacji mid-term i ex-ante zastosowany zostanie szeroki zakres technik badawczych wykorzystujących zróżnicowane źródła danych: analiza danych zastanych, badania ilościowe wykorzystujące techniki ankietowe, badania jakościowe (wywiady indywidualne i grupowe), warsztaty partycypacyjne ze społecznością lokalną.
Szczegółowy zakres procedur monitoringu i ewaluacji zawarty jest w załączniku.